Дополнение к графику отпусков

Содержание

График отпусков: планируем отдых сотрудников

Руководителям пора думать об отпуске: пришло время составлять график отпусков на следующий год. Согласно ст. 123 ТК РФ утвердить этот документ следует не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 18 декабря 2012 г. Несмотря на то что график разрабатывается ежегодно, на практике процедура его составления вызывает множество вопросов. На самые распространенные из них вы найдете ответы в нашей статье. Какие виды отпусков должны быть отражены в графике? Какие категории работников и на каком основании имеют право на отдых в удобное для них время? Как внести изменения в график отпусков?

График отпусков — это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников первичной профсоюзной организации, если таковая имеется <1>. Этот документ определяет порядок предоставления отпусков, так как в нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Наличие такого графика помогает не только отделу кадров и руководителям подразделений быть в курсе отпусков сотрудников, но и бухгалтерии распределить расходы на оплату отпусков в течение года.

<1> В случае отсутствия первичной профсоюзной организации в форме графика отпусков в шаблоне вместо строки "Мнение выборного профсоюзного органа" указывается "Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)".

В крупных организациях процесс сбора с сотрудников информации о времени отпуска, ее анализ, составление и утверждение графика, а также ознакомление с ним сотрудников занимает большой промежуток времени. Поэтому следует поторопиться с составлением этого документа, так как согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

По общим правилам оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ).

Право пойти в отпуск сотрудник может реализовать только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения такого срока.

Также до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен согласно ч. 3 ст. 122 ТК РФ:

  • женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работникам в возрасте до 18 лет;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  • в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Обратите внимание, что началом периода, за который может быть предоставлен отпуск, является не начало календарного года, а начало рабочего года у данного работодателя. То есть, если работник устроился в организацию 15 октября 2012 г., пойти в отпуск он уже сможет после 15 апреля 2013 г. Таким образом, точкой отсчета для предоставления отпуска будет дата трудоустройства.

Отпускной стаж

В ст. 121 ТК РФ перечислены периоды, входящие и не входящие в отпускной стаж. Таким образом, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):

  • время фактической работы;
  • время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность);
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  • время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Разработка и оформление графика отпусков

Разработка графика отпусков — процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно в организациях с большой численностью персонала. Когда начать разработку графика, решает руководитель организации, главное — успеть завершить работу за две недели до начала календарного года (не позднее 18 декабря). Поэтому, если вам не удается к началу декабря собрать все необходимые данные, вы не сможете своевременно подготовить график к утверждению.

График отпусков (форма Т-7 <2>) подписывает руководитель кадровой службы. Затем этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников.

<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Оформление графика отпусков как документа происходит на унифицированном типовом бланке формы Т-7 — шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. Внесенные изменения необходимо утвердить в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При составлении документа работодатель должен учитывать нормы трудового законодательства, пожелания сотрудников, а также специфику организации.

График отпусков включает в себя реквизитную и табличную части.

Реквизитная часть содержит:

  • наименование организации;
  • код по ОКПО;
  • номер документа;
  • дату составления;
  • календарный год, на который составляется график отпусков.

Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Также возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска. При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз — по числу предоставляемых частей отпуска.

Обратите внимание, что отпуск может быть разделен на части только по соглашению сторон. Причем одна из частей (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Как быть, если работник принят на работу до 1 июля текущего года <3> или в конце года, то есть после утверждения графика?

<3> Вновь принятый работник имеет право на отпуск только спустя шесть месяцев с начала работы (это правило не относится к лицам, которым отпуск предоставляется в любое удобное для них время).

Однозначного ответа на вопрос, как внести в график (либо действующий, либо утвержденный на следующий год) нового сотрудника, нет. На наш взгляд, логично будет предоставить отпуск на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику. Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика, в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Срок хранения графика отпусков — один год <4>.

<4> Статья 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Какие виды отпусков отражаются в графике

В первую очередь график отпусков отражает информацию о ежегодном основном оплачиваемом отпуске сотрудников.

В соответствии со ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно за рабочий год начиная с первого дня работы сотрудника.

Помимо основных ежегодных отпусков, в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. ст.

Как включить в график отпусков новых сотрудников

116 — 119 ТК РФ).

Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска определяет работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ).

Обратите внимание, что дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в ст. 263 ТК РФ.

Также в графике отпусков указывается информация об остатках отпусков за предыдущие периоды.

При этом следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

В трудовом законодательстве ничего не говорится об отражении в графике отпусков времени отдыха внешних совместителей. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба должна учесть эту информацию при составлении графика. Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Кроме того, согласно ст. 286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

В трудовом законодательстве существует понятие учебного отпуска. Нужно ли его отражать в графике отпусков? Порядок предоставления учебного отпуска регламентируется ст. 173 ТК РФ. Этот вид отпуска считается целевым, воспользоваться им или нет — это право, а не обязанность работника. То есть, если он имеет возможность совместить учебу с работой, учебный отпуск он может не оформлять, а если такой возможности нет, работник должен представить справку-вызов и заявление о предоставлении отпуска. Таким образом, никаких изменений в графике отпусков отражать не нужно.

ТК РФ предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним относятся:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству, — им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
  • инвалиды войны (ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах" (далее — Закон о ветеранах);
  • ветераны боевых действий (ст. 16 Закона о ветеранах);
  • супруги военнослужащих — им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");
  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");
  • лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей").

Поэтому при составлении графика отпусков мнение вышеперечисленных лиц должно быть обязательно учтено. Помимо этого, если в графике уже указан период отпуска, потребовать пересмотреть график и предоставить им отпуск в другой период могут следующие категории работников:

  • муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • сотрудница перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • лицо, работающее по совместительству (ст. 286 ТК РФ).

Знакомим работников с графиком отпусков

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Чтобы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов:

  • внести дополнения в форму Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки, что дата начала отпуска им известна;
  • выпустить уведомление (лист ознакомления), составленное в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков.

Отражаем в графике перенос отпуска

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, об этом сказано в ст. 123 ТК РФ. То есть согласно данному положению работодатель, составив и утвердив график отпусков, закрепляет за работником право на отпуск именно в тот период, который отражен в графике. Для работника же это означает, что работодатель обязан предоставить ему отпуск именно в период, указанный в графике. Но в процессе работы график отпусков соблюдается не всегда. Так, отпуск может быть перенесен по инициативе работника или работодателя в случае производственной необходимости.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Согласно ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

  • временной нетрудоспособности работника;
  • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если какая-либо из перечисленных причин наступила во время пребывания работника в отпуске, его срок автоматически продлевается на соответствующее количество дней. Если же что-то из вышеперечисленного наступило до начала отпуска, новый срок отпуска определяется по соглашению работника с работодателем.

Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8 графика отпусков, где указывается наименование документа, который служит основанием для изменения отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности, вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств. В заявлении также указывается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

В график отпусков вносятся соответствующие изменения при отзыве работодателем работника из отпуска и разделении отпуска на части.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ работодатель имеет право досрочно отозвать работника из отпуска, но только с его согласия.

Основанием для внесения изменений в график отпусков в данном случае являются письменное согласие работника, составленное в произвольной форме, и приказ (распоряжение) работодателя об отзыве работника из отпуска.

Нередко бывает так, что работник, боясь потерять то ли место, то ли деньги, не хочет уходить в отпуск. Что делать работодателю в данной ситуации? Прежде всего работодателю необходимо вовремя, не позднее чем за две недели до начала отпуска, издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись. Бухгалтерия должна оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала. После того как соблюдены все необходимые формальности, работника, не соблюдающего график отпусков, можно привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение приказа руководителя.

В то же время работник может отказаться уходить в отпуск и письменно потребовать перенести его на другой срок в том случае, если работодатель (ст. 124 ТК РФ):

  • письменно уведомил его о начале отпуска позднее чем за две недели до начала;
  • выплатил ему отпускные позже чем за три дня до начала отпуска.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков или составление его с нарушениями действующих правил влечет наложение административного штрафа в размере (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Ю.Н.Калмыкова

Эксперт журнала

"Руководитель

бюджетной организации"

Порядок изменения графика отпусков

19 05 2017      otpusknik       Пока нет комментариев

Оформление графика отпусков обязательно предусмотрено для всех предприятий и организаций. Как правило, составляется он заранее: за две недели до того, как начинается последующий календарный год, а утверждение его происходит путем издания руководителем соответствующего приказа. В некоторых случаях может возникнуть необходимость внесения изменений в утвержденный график, например, в случае изменения даты ухода в отпуск. Как правильно внести изменения в график отпусков?

На основании статьи 123 Трудового кодекса РФ, график отпусков должен соблюдаться обеими сторонами трудовых правоотношений. Поэтому нередко сотрудники отдела кадров задаются вопросом: можно ли вносить изменения в график отпусков, и что для этого требуется?

При оформлении указанного графика следует учитывать, что он составляется на длительный срок и является плановым. По этой причине нередко приходится вносить в него некоторые поправки и изменения. Вносить изменения в график отпусков следует в таких ситуациях:

  • когда ежегодный отдых переносится при согласии трудящегося (при нахождении лица на больничном в отпускной период, при несвоевременной оплате отпускных и тому подобное).

    Как составить утвердить график отпусков работников, форму скачать excel, заполнить

    Эта норма содержится в статье 124 Трудового кодекса РФ;

  • если переносится часть отпуска по причине отзыва работника, в соответствии с частью 2 статьи 125 Трудового кодекса РФ. В подобной ситуации нужно иметь в виду, что та часть отпуска, которая осталась неиспользованной, подлежит предоставлению сотруднику в любой период времени по его усмотрению;
  • в случае перенесения периода отдыха трудящегося по его усмотрению. Когда лицо, подлежащее к определенным категориям, предусмотренным трудовым законодательством, желает изменить сроки своего отпуска, руководитель вправе перенести предусмотренные графиком даты. Однако обязанностью для него это не является.

Порядок утверждения графика Т-7.

Как изменить график отпусков Т-7

В подобных случаях график должен включать следующие моменты, связанные с изменением:

  • графой 8 бланка Т-7 предусматривается причина для переноса дат отпускного периода ссылка на приказ, изданный руководителем организации, требующий изменения дат отпускного периода. Образец приказа можно посмотреть ниже;
  • графа 9 должна обозначать новые измененные сроки для отдыха подчиненного согласно приказу;
  • графа 10 может содержать определенные примечания (к примеру, основание для перенесения отпускного периода и внесения изменений в график);
  • графа 7 указывает сроки законного отдыха работника, который фактически использован.

Образец приказа о внесении изменений в график отпусков:

Скачать образец приказа.

Приведенная последовательность изменения названного графика подлежит применению при перенесении намеченного отдыха тех трудящихся, которые уже были указаны в этом документе (это подразумевает тот факт, что на момент его оформления они исполняли свои трудовые обязанности в конкретной организации). В случае, если сотрудник устроился на работу после того, как график отпусков утвержден на следующий год, то данные об отдыхе этого работника фиксируются следующими путями:

  • оформлением соответствующего приложения к графику отпусков, который уже утвержден. Составляют его таким же образом и в той же форме, как основной документ. Входить в приложение должны только данные о периоде отдыха принятого работника. Так же как и сам график, оно подлежит утверждению руководителем;
  • не внося корректировок в утвержденный график отпусков. В таком случае принятый сотрудник должен составить заявление в свободной форме, которое должно содержать сроки начала и окончания отпускного периода по его усмотрению и его длительность, а работодателем на его основании оформляется приказ о предоставлении отпуска указанному работнику.

Тот способ изменения существующего графика, который стороны посчитают оптимальным, рекомендуется указать в специальном внутреннем акте, предусмотренном в организации

Примеры внесения изменений в график

Образец заполнения графика, если переносится весь отпуск:

Образец измененного графика, если переносится часть отпуска при досрочном отзыве:

Образцы заявлений

В приведенных ситуациях для изменения и корректировки графика отпусков сотрудник должен написать соответствующее заявление, на основании которого оформляется приказ об изменении времени отдыха.

Образец заявление, если отпуск переносится по графику:

Образец заявления, если отпуск переносится в связи с больничным

Скачать образцы заявлений о переносе даты отпуска в графике.

График отпусков: планируем отдых сотрудников

Руководителям пора думать об отпуске: пришло время составлять график отпусков на следующий год. Согласно ст. 123 ТК РФ утвердить этот документ следует не позднее чем за две недели до начала календарного года, то есть до 18 декабря 2012 г. Несмотря на то что график разрабатывается ежегодно, на практике процедура его составления вызывает множество вопросов. На самые распространенные из них вы найдете ответы в нашей статье. Какие виды отпусков должны быть отражены в графике? Какие категории работников и на каком основании имеют право на отдых в удобное для них время? Как внести изменения в график отпусков?

График отпусков — это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем организации с учетом мнения представительного органа работников первичной профсоюзной организации, если таковая имеется <1>. Этот документ определяет порядок предоставления отпусков, так как в нем отражаются сведения о времени распределения оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Наличие такого графика помогает не только отделу кадров и руководителям подразделений быть в курсе отпусков сотрудников, но и бухгалтерии распределить расходы на оплату отпусков в течение года.

<1> В случае отсутствия первичной профсоюзной организации в форме графика отпусков в шаблоне вместо строки "Мнение выборного профсоюзного органа" указывается "Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)".

В крупных организациях процесс сбора с сотрудников информации о времени отпуска, ее анализ, составление и утверждение графика, а также ознакомление с ним сотрудников занимает большой промежуток времени. Поэтому следует поторопиться с составлением этого документа, так как согласно ч. 2 ст. 123 ТК РФ график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

По общим правилам оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ).

Право пойти в отпуск сотрудник может реализовать только по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Однако по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения такого срока.

Также до истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен согласно ч. 3 ст. 122 ТК РФ:

  • женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
  • работникам в возрасте до 18 лет;
  • работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
  • в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Обратите внимание, что началом периода, за который может быть предоставлен отпуск, является не начало календарного года, а начало рабочего года у данного работодателя. То есть, если работник устроился в организацию 15 октября 2012 г., пойти в отпуск он уже сможет после 15 апреля 2013 г. Таким образом, точкой отсчета для предоставления отпуска будет дата трудоустройства.

Отпускной стаж

В ст. 121 ТК РФ перечислены периоды, входящие и не входящие в отпускной стаж. Таким образом, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются (ч. 1 ст. 121 ТК РФ):

  • время фактической работы;
  • время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы (должность);
  • время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
  • период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
  • время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются (ч. 2 ст. 121 ТК РФ):

  • время отсутствия работника на работе без уважительных причин;
  • время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Разработка и оформление графика отпусков

Разработка графика отпусков — процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно в организациях с большой численностью персонала. Когда начать разработку графика, решает руководитель организации, главное — успеть завершить работу за две недели до начала календарного года (не позднее 18 декабря). Поэтому, если вам не удается к началу декабря собрать все необходимые данные, вы не сможете своевременно подготовить график к утверждению.

График отпусков (форма Т-7 <2>) подписывает руководитель кадровой службы. Затем этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников.

<2> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Оформление графика отпусков как документа происходит на унифицированном типовом бланке формы Т-7 — шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. Внесенные изменения необходимо утвердить в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При составлении документа работодатель должен учитывать нормы трудового законодательства, пожелания сотрудников, а также специфику организации.

График отпусков включает в себя реквизитную и табличную части.

Реквизитная часть содержит:

  • наименование организации;
  • код по ОКПО;
  • номер документа;
  • дату составления;
  • календарный год, на который составляется график отпусков.

Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Также возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска. При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз — по числу предоставляемых частей отпуска.

Обратите внимание, что отпуск может быть разделен на части только по соглашению сторон. Причем одна из частей (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Как быть, если работник принят на работу до 1 июля текущего года <3> или в конце года, то есть после утверждения графика?

<3> Вновь принятый работник имеет право на отпуск только спустя шесть месяцев с начала работы (это правило не относится к лицам, которым отпуск предоставляется в любое удобное для них время).

Однозначного ответа на вопрос, как внести в график (либо действующий, либо утвержденный на следующий год) нового сотрудника, нет. На наш взгляд, логично будет предоставить отпуск на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику. Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика, в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Срок хранения графика отпусков — один год <4>.

<4> Статья 693 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Какие виды отпусков отражаются в графике

В первую очередь график отпусков отражает информацию о ежегодном основном оплачиваемом отпуске сотрудников.

В соответствии со ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно за рабочий год начиная с первого дня работы сотрудника.

Помимо основных ежегодных отпусков, в графике отражаются дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска (ст. ст. 116 — 119 ТК РФ).

Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска определяет работодатель с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ).

Обратите внимание, что дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в графике не отражаются. Категории лиц, которым полагается такой отпуск, перечислены в ст. 263 ТК РФ.

Также в графике отпусков указывается информация об остатках отпусков за предыдущие периоды.

При этом следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.

В трудовом законодательстве ничего не говорится об отражении в графике отпусков времени отдыха внешних совместителей. Но если внешний совместитель сообщит о дате начала отпуска на основной работе, то кадровая служба должна учесть эту информацию при составлении графика. Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Кроме того, согласно ст. 286 ТК РФ, если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

В трудовом законодательстве существует понятие учебного отпуска. Нужно ли его отражать в графике отпусков? Порядок предоставления учебного отпуска регламентируется ст. 173 ТК РФ. Этот вид отпуска считается целевым, воспользоваться им или нет — это право, а не обязанность работника. То есть, если он имеет возможность совместить учебу с работой, учебный отпуск он может не оформлять, а если такой возможности нет, работник должен представить справку-вызов и заявление о предоставлении отпуска. Таким образом, никаких изменений в графике отпусков отражать не нужно.

ТК РФ предусмотрена категория работников, которым отпуск должен быть предоставлен в удобное для них время. К ним относятся:

  • работники в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • лица, работающие по совместительству, — им ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
  • инвалиды войны (ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах" (далее — Закон о ветеранах);
  • ветераны боевых действий (ст. 16 Закона о ветеранах);
  • супруги военнослужащих — им отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");
  • граждане, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");
  • граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС (ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС");
  • лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов");
  • женщины, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет (п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 N 235 "О мерах по усилению государственной помощи семьям, имеющим детей").

Поэтому при составлении графика отпусков мнение вышеперечисленных лиц должно быть обязательно учтено. Помимо этого, если в графике уже указан период отпуска, потребовать пересмотреть график и предоставить им отпуск в другой период могут следующие категории работников:

  • муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
  • сотрудница перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • лицо, работающее по совместительству (ст. 286 ТК РФ).

Знакомим работников с графиком отпусков

Работодатель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска известить об этом работника под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Чтобы работник мог заранее спланировать свой отдых, утвержденный график отпусков также можно довести до его сведения одним из следующих способов:

  • внести дополнения в форму Т-7. Чтобы проинформировать работников о начале отпуска, график отпусков можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки, что дата начала отпуска им известна;
  • выпустить уведомление (лист ознакомления), составленное в произвольной форме. Такое уведомление будет являться приложением к графику отпусков.

Отражаем в графике перенос отпуска

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника, об этом сказано в ст. 123 ТК РФ. То есть согласно данному положению работодатель, составив и утвердив график отпусков, закрепляет за работником право на отпуск именно в тот период, который отражен в графике. Для работника же это означает, что работодатель обязан предоставить ему отпуск именно в период, указанный в графике. Но в процессе работы график отпусков соблюдается не всегда. Так, отпуск может быть перенесен по инициативе работника или работодателя в случае производственной необходимости.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Согласно ст.

Составление графика отпусков: требования и рекомендации

124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

  • временной нетрудоспособности работника;
  • исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Если какая-либо из перечисленных причин наступила во время пребывания работника в отпуске, его срок автоматически продлевается на соответствующее количество дней. Если же что-то из вышеперечисленного наступило до начала отпуска, новый срок отпуска определяется по соглашению работника с работодателем.

Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8 графика отпусков, где указывается наименование документа, который служит основанием для изменения отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска с приложением необходимых документов: листка нетрудоспособности, вызова или приглашения из суда или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств. В заявлении также указывается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

В график отпусков вносятся соответствующие изменения при отзыве работодателем работника из отпуска и разделении отпуска на части.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ работодатель имеет право досрочно отозвать работника из отпуска, но только с его согласия.

Основанием для внесения изменений в график отпусков в данном случае являются письменное согласие работника, составленное в произвольной форме, и приказ (распоряжение) работодателя об отзыве работника из отпуска.

Нередко бывает так, что работник, боясь потерять то ли место, то ли деньги, не хочет уходить в отпуск. Что делать работодателю в данной ситуации? Прежде всего работодателю необходимо вовремя, не позднее чем за две недели до начала отпуска, издать приказ и ознакомить с ним работника под роспись. Бухгалтерия должна оплатить отпуск не позднее чем за три дня до его начала. После того как соблюдены все необходимые формальности, работника, не соблюдающего график отпусков, можно привлечь к дисциплинарной ответственности за невыполнение приказа руководителя.

В то же время работник может отказаться уходить в отпуск и письменно потребовать перенести его на другой срок в том случае, если работодатель (ст. 124 ТК РФ):

  • письменно уведомил его о начале отпуска позднее чем за две недели до начала;
  • выплатил ему отпускные позже чем за три дня до начала отпуска.

Ответственность работодателя за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков или составление его с нарушениями действующих правил влечет наложение административного штрафа в размере (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • на должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • на юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Ю.Н.Калмыкова

Эксперт журнала

"Руководитель

бюджетной организации"

Недавно в редакцию обратилась киевлянка. Женщина рассказала, что ей позвонили и спросили данные паспорта, фактическое место проживания и данные о работе. При этом номер, который высветился на телефоне, был с кодом Черниговской области.

Нужно ли вносить изменения в график отпусков при приеме нового сотрудника — два экспертных мнения

Случаи мошенничества со стороны неизвестных лиц, которые, представляясь работниками контролирующих органов, посещают предпринимателей, обсуждают в СМИ все чаще, информирует enovosty.com/news.

Адвокат компании «Климчук и партнеры» Виталий Старовойт объяснил, как отличить настоящего сотрудника Гоструда от самозванца.

«Если к вам на предприятие пришел неизвестный и представился сотрудником Госслужбы по вопросам труда, необходимо попросить у него удостоверение и посмотреть серию, номер, а также кем выдан документ. Проверить, действительно ли перед вами сотрудник Гоструда, можно, зайдя на сайт ведомства. Еще можно распечатать с этого сайта фамилии, имена, номера удостоверений сотрудников и передать их тому, кто сидит на ресепшене. В интернете есть даже фото, поэтому вы сразу вычислите настоящих инспекторов», – заверил эксперт.

Читайте:Грядет автобусная революция: Цены взлетят, требования ужесточат

Известно, что сейчас проверки на предприятиях проводят сотрудники Государственной службы по вопросам труда, Государственной фискальной службы, Пенсионного фонда Украины и Национальной полиции. Их цель – вывести бизнес из тени и решить проблему зарплат в конвертах.

Также адвокат рассказал, как общаться с сотрудниками Гоструда. Обычно инспекторов интересуют два аспекта: есть ли на предприятии коллективный договор и выполняются ли его положения, а также ведутся ли трудовые книжки сотрудников. Но обратите внимание на то, что согласно ст. 17 КЗоТа на вновь созданном предприятии, в учреждении, организации коллективный договор заключается по инициативе одной из сторон в трехмесячный срок после регистрации предприятия, учреждения, организации, если законодательством предусмотрена регистрация, или после решения об основании предприятия, учреждения, организации, если не предусмотрена их регистрация.

Что должны знать сотрудники, которых инспекторы Гоструда могут опрашивать в индивидуальном порядке, без присутствия руководителя предприятия:

место работы (официальное название юридического лица);

юридический адрес работодателя;

официальное название должности сотрудника (согласно должностной или рабочей инструкции);

дату приема сотрудника на работу (согласно приказу);

официальную заработную плату сотрудника;

форму выплаты официальной заработной платы (на банковскую карту – какого именно банка – или через кассу предприятия);

сколько раз в месяц выплачивается заработная плата (ориентировочные даты выплат);

график работы сотрудника (начало и конец рабочего дня, обеденный перерыв);
ставку (полная или частичная занятость);

отпуск (сколько дней он длится, когда был последний отпуск);

где хранится трудовая книжка.

Образец Дополнения К Графику Отпусков Rating: 6,6/10 223reviews

• • • • Нужен ли приказ на утверждение графика отпусков В обязанности руководителя входит заполнение и утверждение графика отпусков. Такое право закреплено на основании статьи 123 ТК РФ. Если не составить график, по закону сотрудник не сможет выйти на ежегодный отдых. Расписание ежегодных выходных упрощает оформление отпуска для каждого сотрудника. Благодаря графику, работник может в течение года менять дату планируемого отдыха. Начальник организации не вправе приказывать и самостоятельно назначать планируемый период каникул для своих работников. Это противоречит нормам Трудового Кодекса.

Оформление приказа на согласование графика отпусков в организации зависит от видов отдыха: • Ежегодного оплачиваемого; • Дополнительного внеочередного; • Неиспользованного за прошлые рабочие года. Заполнение расписания делается в течение года. Программа T4 Для Русской Рыбалки на этой странице.

Путем издания дополнений к существующему графику.

Как правильно оформить изменения в графике отпусков

Для этого, в унифицированной форме Т-7 графика указывается название, например, с такой формулировкой: «График отпусков. Дополнение №». Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их.

Эта обязанность может входить в список необходимых дел для специально назначенного сотрудника или самого работодателя. Расписание отпускных может корректироваться, дополняться, меняться в зависимости от сложившейся ситуации.

Стоит отметить, что основанием вносить правки в уже утвержденный график отпускных, согласно Трудовому Кодексу, является приказ от работодателя. Сотрудник пишет заявление, которое рассматривается руководством. Если решение о внесении изменений в утвержденный акт положительное, работодатель издает приказ. Как составить приказ об утверждении графика отпусков Чтобы составить распоряжение на согласование отпускных в расписании, можно руководствоваться общепринятой формой Т–7 или оформить правовой акт в произвольном виде. Главное, чтобы работодатель учитывал следующую информацию, которая закрепляется в 10 пунктах. Порядок оформления документа включает. • В первом пункте нужно написать полное название организации; • Вторая графа предполагает наличие информации, которая касается данных того, кто заполняет, и его статуса в компании: работодатель, бухгалтер, заместитель; • В 3 и 4 пунктах работодатель пишет личные данные и должность каждого сотрудника; • С 5 по 9 раздел осуществляется заполнение информации об отпускном периоде каждого работника.

Пишется дата начала и завершения планируемых выходных. В 8 графе пишутся изменения продолжительности и переноса отпускного в случае непредвиденных ситуаций; • Чтобы составить расписание отдыха правильно, нужно в 10 графе внести пояснения к информации и, по необходимости, вписать дополнения, которые касаются переноса отпускных. После составления акта работодатель организации должен предоставить его сотрудникам. Только после подписи всех работников правовой документ можно считать действительным.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *