Как провести кадровый аудит

Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.

Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов.

Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.

Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо:

  • изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании;
  • проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
  • провести анализ системы хранения кадровой документации.

Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:

  1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003). Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.
  2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1.
  3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.

Проверка происходит следующим образом:

  1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально — ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
  2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству.

    Проведение кадрового аудита

    Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.

Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

Проведение кадрового аудита включает в себя:

  • Проверку наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.)
  • Проверку наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные инструкции и др.).
  • Проверку оформления,  регистрации и хранения кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.).
  • Проверку порядка ведения и хранения личных карточек сотрудников (форма Т-2)
  • Проверку ведения и хранения личных дел сотрудников
  • Проверку порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек работников.
  • Проверку порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с персональными данными
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по охране труда
  • Проверку соблюдения требований законодательства по ведению воинского учета
  • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
  • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по оформлению листков нетрудоспособности
  • Проверку соблюдения требований по материальной ответственности работника
  • Проверку соблюдения требований о командировании
  • Проверку соблюдения требований архивного законодательства
  • Проверку соблюдения требований для отдельных категорий работников:

             — руководитель организации (Генеральный директор)
             — иностранные граждане — высококвалифицированные специалисты
             — лица, выполняющие работу по совместительству

            — приема на работу
            — перевода
            — изменения условий трудового договора
            — предоставления ежегодного отпуска
            — предоставления отпуска по беременности и родам
            — предоставления отпуска по уходу за ребенком
            — направления в командировку
            — применения дисциплинарного взыскания
            — прекращения трудового договора

Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:

  • Проверка наличия у Компании-Заказчика обязательных к наличию в соответствии с требованиями Законодательства РФ кадровых документов.
  • Предоставление Компанией-Заказчиком для проверки документов, запрошенных специалистами нашей Компании.
  • Составление заключения по результатам выполненной проверки кадровой документации.

В заключение включается:

  • список проверенных документов
  • список выявленных нарушений
  • ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
  • комментарии и рекомендации по устранению выявленных нарушений

Звоните! +7(495) 657-84-34   +7(495) 657-84-35
узнать о стоимости услуги

Примечание:

  • Для изучения документов по кадровому учету наши специалисты выезжают в офис  Заказчика.
  • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита входит оказание консультационной поддержки специалистов Компании-Заказчика по возникшим вопросам в ходе проведения проверки.
  • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита не входит устранение выявленных недостатков.

Аудит кадровых документов своими силами

Аудит кадровых документов своими силами
Кадровые документы – эта та часть деятельности по управлению персоналом, где порядок должен быть всегда.

Ведение кадровых документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает компании защиту от штрафов проверяющих органов и от трудовых споров с работниками. Кадровый аудит включает в себя экспертную оценку правильности ведения кадрового документооборота, включая анализ текста конкретного документа на соответствие его требованиям трудового законодательства и оценка рисков наложения санкций при проведении проверок и в случае трудового конфликта. Кадровый аудит определит, каких документов в отделе персонала пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения.

Когда необходима проверка?

Обычно компании проводят проверку состояния кадровых документов в следующих случаях:

  • при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
  • при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
  • при смене руководства организации;
  • при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений;
  • при получении информации или предписания о предстоящей плановой проверке трудовой инспекцией

    Так же кадровый аудит можно предложить компаниям, которые планируют оптимизировать работу с кадровыми документами компании, и которым в настоящий момент времени необходима оценка текущего состояния и рекомендации по дальнейшей работе.

    Одну из проблем которую решает кадровый аудит, это уменьшение рисков, связанных с нарушением действующего трудового законодательства. Поэтому обычно кадровый аудит, прежде всего, направлен на уменьшение влияния «повышенных зон рисков».

    Кто и как?

    Кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Опытные специалисты проведут комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок, а в дальнейшем помогут в восстановлении кадровой документации. Надо отметить важное преимущество проведения аудита силами стороннего провайдера – это непредвзятость заключения о состоянии кадрового учета на предприятии.

    Также кадровый аудит может быть реализован собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в компании, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки и способ проверки.

    Проверку можно проводить выборочно (определенное количество должностей, подразделений и все кадровые документы по ним) или путем сплошной (тотальной) проверки. Во многом вид проверки зависит от количества работников в организации, целей, задач и поставленных сроков.

    В отдельный список необходимо вынести особую категорию работников, которые имеют условия трудового договора и условия работы, отличные от других и кому, согласно законодательству и локальным актам предоставляются какие-либо льготы, надбавки, компенсации и т.п. Документацию данных работников необходимо проверить более внимательно.

    Составляем план проверки.

    Сотрудник, участвующий в аудите, должен понимать всю значимость и последствия процесса. Для начала необходимо разработать план, составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Далее произвести сверку – что есть и как должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы.

    На практике для проведения кадрового аудита своими силами необходимо:

    1. составить план проверки;

    2. составить список всех работников, разбить их по должностям и структурным подразделениям;

    3. определить перечень нормативных документов, обязательных и дополнительных для данной компании;

    4. определить перечень кадровых документов для проверки (к примеру, компания «Орион» определила для себя следующий список, подлежащих проверке: (пример 1))

    Пример 1

  • Штатные расписания; Приказы об утверждении штатных расписаний; Приказы об изменении штатных расписаний;
  • Трудовые договоры; Дополнительные соглашения к трудовым договорам;
  • Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
  • Приказы по личному составу (прием, переводы, увольнения, поощрения, премирование и т.д.);
  • Журналы регистрации приказов (по личному составу, отпускам, командировкам);
  • Трудовые книжки; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Приказ о назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек;
  • Должностные инструкции;
  • Приказы о предоставлении отпуска (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком);
  • Графики отпусков;
  • Заявления сотрудников (о предоставлении отпусков, в случае отклонения от графика отпусков (ежегодного, дополнительного, учебного, отпуска без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, другие заявления, заявления на увольнения);
  • Личные карточки работников по унифицированной Форме Т-2;
  • Приказы о направлении работников в командировку. Служебные задания;
  • Табели учета рабочего времени;
  • Правила внутреннего трудового распорядка;
  • Положение об оплате труда и премировании;
  • Положение о защите персональных данных;

    5. одготовить форму проверочного листа (пример 2), в которую будут вноситься данные по нарушениям, отсутствию документов и сроки для исправления существующих документов или создания недостающих документов.

    Составление перечня обязательных нормативно-правовых актов, применяемых в организации и перечня локальных нормативных актов компании — это важный этап в ходе проверки, поскольку соответствие ведения кадрового учета законодательству и является основным критерием ведения кадрового учета в компании для специалиста отдела персонала.

    В список обязательных нормативно-правовых актов следует включить:

  • Трудовой кодекс РФ со всеми внесенными изменениями и дополнениями;
  • Унифицированные формы первичной учетной документации (постановление
  • Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»)
  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 «О трудовых книжках», в ред. от 19.05.2008г;
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.2003г №69);
  • Положение о направлении в командировки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008г №749);
  • Федеральный закон от 29.12.2006г №255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (в ред. от 25.02.2011г);
  • Федеральный закон от 19.05.1995 №81-ФЗ «О государственных пособиях гражданам, имеющих детей» (в ред. от 07.03.2011г);
  • Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 23.12.2010);
  • Федеральный закон от 24.11.1995 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (в ред. от 09.12.2010);
  • Федеральный закон от 27.05.1998 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (в ред. от 21.04.2011);
  • Федеральный закон от 17.12.2001 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010);
  • Федеральный закон от 15.12.2001 №167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2010);
  • Постановление Министерства труда России («Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»);
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организации, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010 №558);

    При анализе внутренних локальных нормативных актов необходимо обратить внимание на оформление, принятие, утверждение, содержание и ознакомления с ними работников.

    В список обязательных локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:

  • правила внутреннего трудового распорядка (чч.3 и 4 ст.189 и ст.190 ТК РФ);
  • положение о защите персональных данных работников (ст.88 ТК РФ);
  • положение об оплате труда, премировании (ст.135 ТК РФ);

    В список необязательных (рекомендуемых) локальных нормативных актов компании (на основании ст.5 ТК РФ) следует включить:

  • положение о коммерческой тайне (Федеральный закон от 29.07.2004 №98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 24.07.2007));
  • положение о командировках;
  • положение об аттестации работников.

    Проверка наличия трудовых книжек и правильности их ведения, наличия книги учета движения трудовых книжек и вкладышей, наличия бланков трудовых книжек и вкладышей, а также приказа о назначении ответственного работника за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек обязательно должна входить в зону проверки кадровой документации. Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации.

    Как провести кадровый аудит персонала предприятия своими руками?

    Книги регистрации приказов по личному составу проверяются совместно с приказами на предмет корректного внесения информации и отсутствию пропусков в регистрации.

    При проверке рекомендуем обращать внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность, соблюдения архивных требований.

    Подводим итоги

    Результаты сверки рекомендуем отобразить в таблице (пример 3). Таблица наглядно покажет, какие документы и локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать.

    В заключение составляется отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализируются, достигнуты ли цели проверки, фиксируются выявленные недостатки, прописываются меры, которые следует предпринять, делаются выводы (пример 4).

    По окончании проверки при наличии недостающих или некорректно созданных документов необходимо установить срок, в который эти документы будут созданы или исправлены, разработать план по исправлению найденных нарушений (пример 5).

    При использовании материала ссылка на проект HRM обязательна

    Материал размещен на сайте HRM.RU

  • Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации.

    Аудит кадрового делопроизводства может проводиться специалистом, который обладает знаниями в области трудового права и нормативов оформления кадровых документов.

    Провести кадровый аудит можно своими силами (внутренний кадровый аудит), поставив соответствующую задачу перед работающими в компании менеджерами по персоналу/работниками кадровой службы. Однако, поручая аудит штатным сотрудникам, отвечающим за ведение кадрового документооборота, необходимо понимать, что они прежде всего являются наемными работниками и не всегда способны дать независимую и объективную оценку сложившейся ситуации. Во-первых, потому что они будут фактически проводить аудит собственной работы. Во-вторых, очевидно, что от результатов проведенной проверки может зависеть оплата их труда. В-третьих, именно этим сотрудникам в случае обнаружения каких-либо отклонений придется исправлять допущенные ошибки, разрабатывать и внедрять рекомендации (предложения) по улучшению собственной же деятельности.

    Приглашая внешних аудиторов (консультантов) руководство компании получает возможность значительно сэкономить время, получив одновременно дополнительный ресурс в виде знаний и опыта внешних консультантов.

    Для того чтобы внешние аудиторы могли комплексно оценить состояние кадрового документооборота, им необходимо:

    • изучить процедуры документирования трудовых отношений в компании;
    • проанализировать состав кадровой документации и определить ее соответствие требованиям действующего законодательства;
    • провести анализ системы хранения кадровой документации.

    Юридическая сила кадрового документа зависит от нескольких условий:

    1. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003).

      Документы, оформленные с отступлением от требований данного Государственного стандарта, теряют юридическую силу.

    2. При оформлении ряда процедур по кадровому учету необходимо использовать унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1.
    3. Помимо требований к оформлению кадровой документации трудовое законодательство содержит также определенные требования и к их содержанию.

    Соответствие документа всем указанным требованиям и подлежит проверке в ходе аудита.

    Проверка происходит следующим образом:

    1. Проверяется наличие каждого из указанных в списке документов. При проверке приказов по личному составу необходимо также убедиться в наличии документов-оснований к этим приказам. Зачастую указанные документы существуют только виртуально — ссылка на них в приказе есть, но сами документы кадровой службой не составляются.
    2. Оценка оформления существующих документов на предмет их соответствия действующему законодательству.

      Проведение кадрового аудита

      Проверяется как наличие в документе всех необходимых реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению.

    Каждый работодатель должен обеспечить сохранность кадровых документов таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их сохранность будет невозможно.

    Проведение кадрового аудита включает в себя:

    • Проверку наличия и корректности составления локальных нормативных актов компании (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о защите персональных данных работников, Положение об оплате труда работников, Положение об охране труда др.)
    • Проверку наличия и корректности составления документов по учету кадров (Штатное расписание, График отпусков, Табель учета рабочего времени, трудовые договора с работниками, дополнительные соглашения к трудовым договорам, должностные инструкции и др.).
    • Проверку оформления,  регистрации и хранения кадровых приказов (прием, увольнение, перевод, отпусков, командировок и др.).
    • Проверку порядка ведения и хранения личных карточек сотрудников (форма Т-2)
    • Проверку ведения и хранения личных дел сотрудников
    • Проверку порядка заполнения, ведения и хранения трудовых книжек работников.
    • Проверку порядка ознакомления сотрудников с локальными актами компании.
    • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с персональными данными
    • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате труда
    • Проверку соблюдения требований законодательства по охране труда
    • Проверку соблюдения требований законодательства по ведению воинского учета
    • Проверку соблюдения требований законодательства по работе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
    • Проверку соблюдения требований законодательства по оплате периодов нетрудоспособности
    • Проверку соблюдения требований по оформлению листков нетрудоспособности
    • Проверку соблюдения требований по материальной ответственности работника
    • Проверку соблюдения требований о командировании
    • Проверку соблюдения требований архивного законодательства
    • Проверку соблюдения требований для отдельных категорий работников:

                 — руководитель организации (Генеральный директор)
                 — иностранные граждане — высококвалифицированные специалисты
                 — лица, выполняющие работу по совместительству

                — приема на работу
                — перевода
                — изменения условий трудового договора
                — предоставления ежегодного отпуска
                — предоставления отпуска по беременности и родам
                — предоставления отпуска по уходу за ребенком
                — направления в командировку
                — применения дисциплинарного взыскания
                — прекращения трудового договора

    Порядок предоставления услуг по аудиту кадровой документации:

    • Проверка наличия у Компании-Заказчика обязательных к наличию в соответствии с требованиями Законодательства РФ кадровых документов.
    • Предоставление Компанией-Заказчиком для проверки документов, запрошенных специалистами нашей Компании.
    • Составление заключения по результатам выполненной проверки кадровой документации.

    В заключение включается:

    • список проверенных документов
    • список выявленных нарушений
    • ответственность работодателя за нарушение трудового законодательства
    • комментарии и рекомендации по устранению выявленных нарушений

    Звоните! +7(495) 657-84-34   +7(495) 657-84-35
    узнать о стоимости услуги

    Примечание:

    • Для изучения документов по кадровому учету наши специалисты выезжают в офис  Заказчика.
    • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита входит оказание консультационной поддержки специалистов Компании-Заказчика по возникшим вопросам в ходе проведения проверки.
    • В стоимость услуги по проведению кадрового аудита не входит устранение выявленных недостатков.

    Внешний и внутренний кадровый аудит

    Вариантов исполнителей кадрового аудита всего три. Каждый вариант имеет свои положительные и отрицательные стороны.

    1. Аудит проводится самой организацией. В том случае, если в организации существует подразделение внутреннего аудита, работа может быть поручена ему. Если же такого подразделения нет, то можно создать группу аудиторов из сотрудников организации, которые являются специалистами в необходимых областях знаний.

    Достоинства:

    не требует финансовых затрат;

    исполнители имеют углубленные знания о своей организации и бизнесе.

    Недостатки:

    требует затрат человеческих ресурсов и времени;

    отсутствие опыта и профессионализма;

    риск утечки конфиденциальной информации;

    выводы могут быть не восприняты руководством;

    риск необъективности.

    Привлечение внешнего консультанта. В этом качестве могут выступать специально назначенные и уполномоченные вышестоящей организацией специалисты, независимые частные лица, не работающие в ка-ких-либо компаниях, небольшие фирмы и, наконец, консалтинговые агентства.

    Достоинства:

    опыт и профессионализм;

    качество работ;

    гарантия конфиденциальности;

    более высокий уровень объективности, чем при внутреннем аудите;

    выше восприимчивость руководства к рекомендациям.

    Недостатки:

    финансовые затраты;

    риск недобросовестности и привлечения непрофессионалов;

    незнание специфики организации;

    дефицит времени, не позволяющий углубляться в проблемы.

    3. Совместная работа, когда, например, аудит проводится консалтинговой фирмой с привлечением специалистов организации – заказчика аудита.

    Внутренний кадровый аудит

    Это довольно распространенный вариант проведения аудита, когда часть работы выполняет одно из подразделений компании, а часть поручается внешнему аудитору.

    Достоинства:

    уменьшает финансовые затраты;

    сокращает сроки получения необходимой аудиторам информации;

    сотрудники получают опыт проведения аудита;

    более высокий уровень объективности, чем при внутреннем аудите;

    профессиональный подход и опыт внешнего аудитора гарантирует качество процесса.

    Недостатки: недостаточная конфиденциальность информации.

    На практике при выборе исполнителей кадрового аудита применяют три основных критерия. Рассмотрим их подробнее.

    Поскольку кадровый аудит имеет целью не только проверку и анализ кадровой ситуации, а консультационную поддержку системы управления персоналом, первым и основным критерием выбора аудитора является его профессиональная компетентность, способность не только выявить имеющиеся недостатки, но и помочь в их устранении и недопущении вновь.

    Вторым критерием является степень конфиденциальности, которую требуется соблюдать при проведении аудита. Однозначно, что работа внешних аудиторов при проведении оценки персонала носит более конфиденциальный характер, чем в случае привлечения специалистов самой организации.

    Третий критерий – объем финансовых ресурсов. В зависимости от денежных средств, которые могут быть выделены на проведение аудита, можно избрать один из вышеназванных вариантов.

    Методы кадрового аудита

    Задачи и объекты кадрового аудита предполагают использование многообразного методологического инструментария проведения проверки, анализа и выработки рекомендаций, который базируется на методах, используемых в экономике труда, статистике, управлении персоналом, социологии, психологии, эргономике, правоведении. Всю совокупность методов кадрового аудита принято разделять на три основных группы: организационно-аналитические, социально-психологические и экономические методы.

    Организационно-аналитические методы основываются на анализе кадровой документации и отчетности за рассматриваемый период, а также важнейших трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала. В первую очередь подлежит проверке следующая документация и отчетность организации:

    баланс трудовых ресурсов организации;

    описание работ и спецификации;

    должностные инструкции;

    данные о затратах на наем, обучение, переподготовку, увольнение персонала;

    анкеты и тесты, когда-либо заполняемыми сотрудниками и претендентами на вакантные должности;

    документы, характеризующие уровень травматизма и профессиональных заболеваний работников, и др.

    Среди основных трудовых показателей, оказывающих наибольшее влияние на эффективность (прибыльность) организации выделяют:

    показатели использования рабочей силы и рабочего времени;

    качество и производительность труда;

    оплата труда и др.

    Социально-психологические методы предполагают проведение социологических опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и категорий. Данная группа методов наиболее результативна для оценки удовлетворенности трудом, отношения сотрудников к своей к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций и т.д.

    Экономические методы позволяют путем сравнения экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними (лучшими) в отрасли (группе аналогичных организаций) показателями оценить: конкурентоспособность организации на рынке труда; эффективность функционирования служб управления персоналом; эффективность самого аудита персонала.

    Существуют следующие основные подходы к разработке методик кадрового аудита: управленческий, нормативно-правовой, специальный и отраслевой.

    Управленческий подход предполагает разработку методик по различным вопросам управления, например, методик анализа качества управления персоналом, оценки трудовой мотивации, проверки условий труда и т.п.

    Нормативно-правовой подход предусматривает разработку методик проверки соответствия процедур управления персоналом конкретной организации требованиям законодательства и других нормативных правовых актов Российской Федерации.

    Специальный подход включает разработку методик диагностики организаций, обладающих специфическими особенностями в силу влияния внешней или внутренней среды (например, в условиях массового высвобождения персонала, банкротства или других кризисных явлений).

    Отраслевой подход предполагает разработку методик, учитывающих особенности организации, связанные с ее отраслевой (ведомственной) принадлежностью.

    Работа кадрового аудитора носит характер исследования, поэтому на практике в этой деятельности выделяют пять исследовательских подходов: сравнительный подход, экспертная оценка, статистический подход, подход соответствия, МВО-подход.

    В рамках сравнительного подхода аудитор сравнивает изучаемый объект по сопоставимым признакам с аналогом. Подход наиболее эффективен при сопоставлении отдельных процедур или отдельных характеристик объекта, например сравнение текучести персонала, уровней и систем оплаты труда.

    Экспертная оценка заключается в использовании в качестве базы сравнения заключения эксперта или опубликованных результатов аналогичного исследования.

    Основой статистического подхода является использование статистических методов оценки в области управления персоналом. Информационными источниками аудиторской проверки являются статистические данные, а в процессе аудиторской деятельности широко используются статистические методы.

    Подход соответствия заключается в выявлении степени отклонения полученных аудиторских свидетельств от установленных норм, правил, стандартов. Он эффективен при проверке условий труда и безопасности персонала, деятельности функциональных подразделений и линейных руководителей.

    Суть МВО-подхода (МВО – управление по целям, management by objectives) заключается в установлении измеримых целей и последующем их сравнении с достигнутыми результатами.

    Рекомендуемые страницы:


    Воспользуйтесь поиском по сайту:

    Кретова Наталья, консультант по управлению персоналом25.06.2009

    Что такое кадровый аудит? Многие руководители компаний часто задаются этим вопросом, хотя боятся этого действа, однако делают это напрасно. Все хорошо понимают, что такое аудит бухгалтерской документации, и какие действия могут быть после его проведения. Если посмотреть на процедуру проведения аудита кадровой документации и документооборота, можно найти сходства и различия с проведением аудита бухгалтерского. Общее у них то, что проверяется соответствие ведения документации требованиях законодательной базы. Проводится бухгалтерский аудит регулярно, и также регулярно исправляются неточности и ошибки в ведении бухгалтерского учета. Кадровый же аудит проводят тогда, когда «жареный петух» ну сами понимаете куда клюет……..

    Можно считать образ не совсем корректным, но, как правило, так оно и происходит. Причем развитие ситуации, с незначительными отклонениями одинаковое: сначала трудовой спор с работником, потом жалоба в инспекцию по труду, а потом уже инспектор стучится к Вам в дверь. Вот тогда то и вспоминают о кадровых документах, так как нарушение законодательства о труде может повлечь дисквалификацию руководителя компании, штрафы, остановку деятельности на срок до 90 суток.

    Рассмотрим, как можно провести аудит кадровой документации. Первый — и самый простой способ — самостоятельное проведение аудита и выявление неточностей, которые необходимо будет исправлять.

    Второй способ: привлечение внешних консультантов для реализации проекта. И естественно, у каждого из этих способов есть свои преимущества и недостатки.

    Очевидно, что аудит собственными силами не требует дополнительных финансовых вложений (однако отнимает определенное и довольно длительное время у сотрудников). Кроме того, при проведении аудита сотрудниками собственной кадровой службы не возникает вопрос сохранения конфиденциальности.

    С другой стороны, проводя аудит своими силами, компания продолжает вариться в «своем соку» и не выходит за рамки, которые установлены в компании. Аудит же, проводимый силами привлеченных специалистов, хорош тем, что, как правило, мероприятия по приведению кадрового документооборота составляются непосредственно под компанию, ее возможности и локализацию, но с учетом практических знаний, навыков и изменений трудового законодательства. И опять-таки, это сладкое слово контроль и ответственность…… Легче всего менять обещания, данные самим себе и сложнее всего брать ответственность за результаты работы. Поэтому часто, проведя аудит кадровой документации своими силами, его результаты кладутся в стол и никакие действия не предпринимаются.

    Поговорим немного о сроках реализации проекта по проведению аудита кадровой документации. Обычно кадровый аудит проводится за текущий год, плюс один год назад. Это связано с тем, что более давние документы, как правило, уже сданы в архив, и извлечение их оттуда бывает не всегда удобно для компании. Можно, конечно, проводить аудиты и за более большой период, ошибки будут идентичны и они повторятся с разницей во времени, поэтому можно считать проведение аудитов за больший срок необоснованной тратой времени и денег.

    Итак, компания решилась на проведение аудита кадровой документации. Все административные вопросы решены, и вот настает тот день, когда приходит консультант. К этому времени компания готовит все имеющиеся в наличии кадровые документы, которые созданы, как уже было сказано за текущий год, плюс один год назад. Это необходимо для того, чтобы консультант смог правильно составить представление о том, что происходит с кадровыми документами компании. Изучение документов может длиться от одного до нескольких дней, в зависимости от требований компании и состояния дел. Максимальный период изучения кадровых документов не ограничен, так как, опять же, все зависит от численности компании и от ее запроса. После проведения изучения документов для компании составляется отчет, в котором кратко описывается существующая ситуация и представленные для анализа документы, приводятся требования законодательства, на основании которых подготавливается третий, самый важный на мой взгляд рекомендационный блок по изменению ситуации.

    Аудит кадровых документов своими силами

    Сроки подготовки отчета составляют от одной недели, до одного месяца.

    Далее возможны два варианты развития событий.

    Первый — компания самостоятельно принимает решение о реализации изменений и самостоятельно контролирует ход выполнения работ, которые могут выполнять внешние специалисты.

    Второй — компания опять же приглашает внешнего специалиста или специалистов для реализации проекта. Надо отметить, что привлечение внешних специалистов требует внушительных финансовых затрат.

    В текущей ситуации дефицита свободных денежных средств с одной стороны и неопределенности с занятостью работников с другой, когда компании не могут позволить себе лишние траты на внешних специалистов, применяется практика составления консультантами плана работ по итогам аудита и контроль за его исполнением внутренними специалистами компании. Т.е. компания, по итогам аудита и представления отчета, дополнительно получает план работ, после чего назначает ответственных за его реализацию, а внешний специалист, который проводил аудит и составлял план работ, контролирует исполнение проекта в заданные сроки и, в случае необходимости, поправляет внутреннего специалиста. Такой вариант облегчает финансовую часть решения вопроса и ресурсную, с точки зрения обеспечения работников занятостью и выполнения работ согласно плану. Проводя такие работы, компания уверена в том, что все действия сотрудника, выполняющего работу, находятся под контролем внешнего специалиста. С другой стороны, можно быть уверенным в том, что восстановление документооборота пройдет менее болезненно т.к. все документы оформляет и подписывает внутренний специалист, адаптированный к компании, что не вызовет дополнительных сомнений и страхов.

    Таким образом, в ходе реализации работ, компания гарантированно приводит свою кадровую документацию в соответствие с требованиями действующего законодательства, а это означает, что компания готова к проверкам государственных органов и при этом защищена от необоснованных действия работников.

    При публикации материала ссылка на  http://consulting.1c.ru обязательна

    Что такое кадровый аудит?

    Кадровый аудит – это комплексная всесторонняя проверка кадровой документации, которая ведется на предприятиях с наемным персоналом, на предмет её соответствия требованиям трудового законодательства и кадрового делопроизводства.
    Для процедуры кадрового аудита принято приглашать независимых аудиторов по договору лизинга или аутсорсинга, которые обладают соответствующими знаниями в области трудового права и могут сделать объективную, независимую, профессиональную оценку.
    По итогам проведения кадрового аудита составляется экспертное заключение, в котором излагается подробная информация о выявленных нарушениях действующего трудового законодательства.

    Данное экспертное заключение и кадровый аудит, как процедура, позволяют исправить все выявленные в ходе проверки ошибки и недочеты в системе внутреннего кадрового документооборота. Ведь в заключении обозначается список выявленных нарушений, риски, которые могут возникнуть в случае их неустранения, а также вид и размер ответственности работодателя за каждое нарушение трудового законодательства.
    Соответственно, с помощью процедуры кадрового аудита можно избежать любых возможных санкций, которые может наложить на работодателя трудовая инспекция в ходе обязательной проверки.
    По сути, кадровый аудит – это необязательная процедура для работодателя, а если для этих целей привлекать сторонних аудиторов, то еще и оплачиваемая.

    Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

    Но в то же время, кадровый аудит позволяет подготовиться к обязательным проверкам со стороны государственных учреждений, выявить недочеты в документах раньше, чем это сделает трудовая инспекция, избежав, таким образом, штрафов.

    Что проверяют в ходе кадрового аудита?

    1) Алгоритмы кадрового документооборота, условия хранения, правильность архивирования документации.
    2) Документальное оформление приема и увольнения сотрудников: заявления работников, трудовые книжки, трудовые договора, кадровые приказы (о приеме, об увольнении и др.)
    3) Наличие и корректность составления документов по учету кадров: приказы (по личному составу, перевод, отпуска, командировки и проч.), штатное расписание, графики отпусков, табели учета рабочего времени, личные карточки работников, должностные инструкции, книги и журналы, и другие документы;
    4) Наличие локальных нормативных актов работодателя, а также порядок ознакомления сотрудников с ними: правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение об оплате труда, положение о персональных данных, инструкции по охране труда и другие.

    Польза проведения кадрового аудита

    1) Получение руководителем полной информационной картины относительно системы управления персоналом в целом.
    2) Возможность исправить все имеющиеся нарушения, подготовившись к будущим проверкам (со стороны профсоюзных организаций, налоговых органов, инспекции по труду и др.), без дополнительных временных затрат на поиск недочетов.
    3) Объективная оценка реального положения дел в сфере ведения кадрового делопроизводства, а также общая оценка деятельности кадрового отдела компании и компетентности его работников.
    4) Минимизация рисков в сфере трудовых отношений, существенное укрепление трудовой дисциплины.
    4) Дать понять наемным сотрудникам, что работодатель беспокоится об их трудовых правах, получив, таким образом, повышенную лояльность.

    Это заготовка энциклопедической статьи по данной теме. Вы можете внести вклад в развитие проекта, улучшив и дополнив текст публикации в соответствии с правилами проекта. Руководство пользователя вы можете найти здесь

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *