Номенклатура дел, образец

Образец — Номенклатура дел бухгалтерии на 2008 год (пример)

Частное унитарное предприятие
«Вихрь»
Бухгалтерия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
15.12.20076-36
г.Минск

на 2008 год

Индекс дела Заголовок дела
(тома, части)
Коли-чество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
6-1 Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности До минования надобности
ст.1.2, 2.2, 4.2
6-2 Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии 3 г.
ст.16.1
6-3 Приказы директора предприятия по личному составу. Копии 3 г.
ст.16.3, 16.4
6-4 Положение о бухгалтерской службе.

Номенклатура дел

Копия

До минования надобности
ст.10 6-5 Должностные инструкции
работникам бухгалтерии. Копии До минования надобности
ст.12.3 6-6 Штатные расписания предприятия на 2008 год Пост.
ст.126 6-7 Финансовый план предприятия
на 2008 год Пост.
ст.70.1 6-8 План кредитования
предприятия на 2008 год и документы к нему (заключения, расчеты, справки и др.) Пост.
ст.73.1 6-9 Отчет о финансово-хозяйственной деятельности за 2008 год и объяснительная записка к нему Пост.
ст.452.1 6-10 Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия 3 г.
ст.452.2 6-11 Статистические отчеты по труду, финансам и др. 5 л.
п.7 6-12 Главная книга 3 г.
ст.469 При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки 6-13 Кассовая книга 3 г.
ст.469 При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки 6-14 Оборотные ведомости по счетам 3 г.
ст.467 При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки 6-15 Кассовые документы (приходно-расходные ордера, квитанции и др.) 3 г.
ст.462 При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки 6-16 Банковские документы по текущему расчетному счету (выписки, платежные поручения и др.) 3 г.
ст.462 При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки 6-17 Путевые листы 3 г.
п.914 После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии 6-18 Товарно-транспортные накладные на получение и отгрузку материальных ценностей 3 г.
ст.462 При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки 6-19 Больничные листы 3 г.
ст.479 После проведения налоговой проверки 6-20 Исполнительные листы 3 г.
ст.480 После проведения налоговой проверки 6-21 Лицевые счета по начислению заработной платы 75 л.

ст.473

6-22 Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей 3 г.
ст.514 При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки 6-23 Договоры о хозяйственно-финансовой деятельности
и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.) 3 г.
ст.513 После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии 6-24 Договоры о размещении рекламы предприятия в средствах массовой информации и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.) 3 г.
ст.513 После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии 6-25 Договоры гражданско-правового характера с гражданами на выполнение работ (оказание услуг) и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, расписки и др.) 3 г.
ст.513 После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии 6-26 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности 5 л.
ст.531 После проведения налоговой проверки 6-27 Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей (протоколы, описи, акты и др.) 3 г.
ст.508 При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки 6-28 Документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельства и др.) 5 л.
п.174 6-29 Документы по расчетам с подотчетными лицами (отчеты о командировках, авансовые отчеты, квитанции и др.) 3 г.
ст.462 При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки 6-30 Книга учета проверок (ревизий) 5 л.
п.950 После окончания ведения 6-31 Книга учета бланков строгой отчетности 3 г.
ст.291 После проведения налоговой проверки 6-32 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 3 г.
п.229 После проведения налоговой проверки 6-33 Переписка по вопросам оперативного бухгалтерского учета и отчетности 3 г.
ст.485 6-34 Журнал регистрации доверенностей 3 г.
ст.512 После проведения налоговой проверки 6-35 Журнал регистрации
платежных поручений 3 г.
ст.512 После проведения налоговой проверки 6-36 Номенклатура дел бухгалтерии 5 л.
п.930.2 6-37 6-38 Главный бухгалтер Подпись Г.Б.Тарасевич Зав. архивом Подпись Н.А.Шумилина 14.12.2007

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Для более детального изучения см. Пособие

В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел мы рассматривали в предыдущей публикации.

Открытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Белая ромашка» Директор
(ОАО «Белая ромашка») __________ И.О. Фамилия
30.11.2011

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

30.11.2011 № 1

г. Нижний Новгород

На 2012 год

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5

01. Канцелярия

Устав общества и учредительные документ

Постоянно

ст. 50 а,

Перечень типовых управленческих архивных документов…

(М., 2010)

Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)

Постоянно

ст. 57 а

Переходящее с 2010 г.

Штатные расписания и изменения в них

Постоянно

ст. 71 а

Переходящее с 2010 г.

Положения о структурных подразделениях

Постоянно

ст. 55 а

Переходящее с 2010 г.

Приказы директора, касающиеся основной деятельности

Постоянно

ст. 19 а

Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов

5 лет

ст. 19 в

Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним

Постоянно1

ст. 18 и

1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК

Инструкция по делопроизводству

Постоянно

ст. 27 а

Переходящее с 2010 г.

Номенклатура дел

Постоянно

ст. 200 а

Переписка по вопросам основной деятельности

5 лет ЭПК

ст. 35, 256

Резервный номер

База данных для регистрации входящих документов

5 лет

ст. 258 г

В электронной форме

База данных для регистрации исходящих документов

5 лет

ст. 258 г

В электронной форме

02. Отдел кадров

Должностные инструкции сотрудников

75 лет

ст. 77 а

Штатные расписания и изменения в них. Копии

3 года

ст. 71 б

Подлинники в деле 01-03

Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии

До минования надобности

ст. 19 а

Подлинники в канцелярии в деле 01-05

Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

75 лет ЭПК

ст. 19 б

Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

5 лет

ст. 19 б

Начальник канцелярии А.А. Клементьева

Ответственный за архив

_________ С.П.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Гребешкова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 19.12.2011 № 3

Представленный здесь пример номенклатуры дел коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним методику заполнения граф таблицы, продолжайте читать наши статьи!

Консультация юриста

Образец — Номенклатура дел бухгалтерии на 2008 год (пример)

Частное унитарное предприятие
«Вихрь»
Бухгалтерия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
15.12.20076-36
г.Минск

на 2008 год

Индекс дела Заголовок дела
(тома, части)
Коли-чество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5
6-1 Нормативные и методические документы о бухгалтерском учете и отчетности До минования надобности
ст.1.2, 2.2, 4.2
6-2 Приказы директора предприятия по основной деятельности. Копии 3 г.
ст.16.1
6-3 Приказы директора предприятия по личному составу. Копии 3 г.
ст.16.3, 16.4
6-4 Положение о бухгалтерской службе. Копия До минования надобности
ст.10
6-5 Должностные инструкции
работникам бухгалтерии. Копии
До минования надобности
ст.12.3
6-6 Штатные расписания предприятия на 2008 год Пост.
ст.126
6-7 Финансовый план предприятия
на 2008 год
Пост.
ст.70.1
6-8 План кредитования
предприятия на 2008 год и документы к нему (заключения, расчеты, справки и др.)
Пост.
ст.73.1
6-9 Отчет о финансово-хозяйственной деятельности за 2008 год и объяснительная записка к нему Пост.
ст.452.1
6-10 Квартальные и месячные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности предприятия 3 г.
ст.452.2
6-11 Статистические отчеты по труду, финансам и др. 5 л.
п.7
6-12 Главная книга 3 г.
ст.469
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки
6-13 Кассовая книга 3 г.
ст.469
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки
6-14 Оборотные ведомости по счетам 3 г.
ст.467
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки
6-15 Кассовые документы (приходно-расходные ордера, квитанции и др.) 3 г.
ст.462
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки
6-16 Банковские документы по текущему расчетному счету (выписки, платежные поручения и др.) 3 г.
ст.462
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки
6-17 Путевые листы 3 г.
п.914
После проведения налоговой проверки, при условии завершения ревизии
6-18 Товарно-транспортные накладные на получение и отгрузку материальных ценностей 3 г.
ст.462
При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки
6-19 Больничные листы 3 г.
ст.479
После проведения налоговой проверки
6-20 Исполнительные листы 3 г.
ст.480
После проведения налоговой проверки
6-21 Лицевые счета по начислению заработной платы 75 л.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

ст.473

6-22 Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей 3 г.
ст.514 При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки 6-23 Договоры о хозяйственно-финансовой деятельности
и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.) 3 г.
ст.513 После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии 6-24 Договоры о размещении рекламы предприятия в средствах массовой информации и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, протоколы согласования цен и др.) 3 г.
ст.513 После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии 6-25 Договоры гражданско-правового характера с гражданами на выполнение работ (оказание услуг) и документы к ним (акты приема-сдачи выполненных работ, расписки и др.) 3 г.
ст.513 После истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии 6-26 Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности 5 л.
ст.531 После проведения налоговой проверки 6-27 Документы о проведении инвентаризации материальных ценностей (протоколы, описи, акты и др.) 3 г.
ст.508 При условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки 6-28 Документы, послужившие основанием для назначения пособий, выплачиваемых из средств государственного социального страхования (заявления, справки, копии свидетельства и др.) 5 л.
п.174 6-29 Документы по расчетам с подотчетными лицами (отчеты о командировках, авансовые отчеты, квитанции и др.) 3 г.
ст.462 При условии завершения ревизии и после проведения налоговой проверки 6-30 Книга учета проверок (ревизий) 5 л.
п.950 После окончания ведения 6-31 Книга учета бланков строгой отчетности 3 г.
ст.291 После проведения налоговой проверки 6-32 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 3 г.
п.229 После проведения налоговой проверки 6-33 Переписка по вопросам оперативного бухгалтерского учета и отчетности 3 г.
ст.485 6-34 Журнал регистрации доверенностей 3 г.
ст.512 После проведения налоговой проверки 6-35 Журнал регистрации
платежных поручений 3 г.
ст.512 После проведения налоговой проверки 6-36 Номенклатура дел бухгалтерии 5 л.
п.930.2 6-37 6-38 Главный бухгалтер Подпись Г.Б.Тарасевич Зав. архивом Подпись Н.А.Шумилина 14.12.2007

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Для более детального изучения см. Пособие

В данной статье мы рассмотрим образец номенклатуры дел предприятия. На примере данного образца хорошо видно, каким образом заполняется табличная форма и оформляется весь документ. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел мы рассматривали в предыдущей публикации.

Открытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Белая ромашка» Директор
(ОАО «Белая ромашка») __________ И.О. Фамилия
30.11.2011

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

30.11.2011 № 1

г. Нижний Новгород

На 2012 год

Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
1 2 3 4 5

01. Канцелярия

Устав общества и учредительные документ

Постоянно

ст. 50 а,

Перечень типовых управленческих архивных документов…

(М., 2010)

Положения об органах управления (совете директоров, общем собрании акционеров, правлении компании)

Постоянно

ст. 57 а

Переходящее с 2010 г.

Штатные расписания и изменения в них

Постоянно

ст. 71 а

Переходящее с 2010 г.

Положения о структурных подразделениях

Постоянно

ст. 55 а

Переходящее с 2010 г.

Приказы директора, касающиеся основной деятельности

Постоянно

ст. 19 а

Приказы директора, касающиеся административно-хозяйственных вопросов

5 лет

ст. 19 в

Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним

Постоянно1

ст. 18 и

1Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК

Инструкция по делопроизводству

Постоянно

ст. 27 а

Переходящее с 2010 г.

Номенклатура дел

Постоянно

ст. 200 а

Переписка по вопросам основной деятельности

5 лет ЭПК

ст.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ БУХГАЛТЕРИИ

35, 256

Резервный номер

База данных для регистрации входящих документов

5 лет

ст. 258 г

В электронной форме

База данных для регистрации исходящих документов

5 лет

ст. 258 г

В электронной форме

02. Отдел кадров

Должностные инструкции сотрудников

75 лет

ст. 77 а

Штатные расписания и изменения в них. Копии

3 года

ст. 71 б

Подлинники в деле 01-03

Приказы директора, касающиеся основной деятельности. Копии

До минования надобности

ст. 19 а

Подлинники в канцелярии в деле 01-05

Приказы директора, касающиеся личного состава (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

75 лет ЭПК

ст. 19 б

Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

5 лет

ст. 19 б

Начальник канцелярии А.А. Клементьева

Ответственный за архив

_________ С.П. Гребешкова

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 19.12.2011 № 3

Представленный здесь пример номенклатуры дел коммерческого предприятия, которое не осуществляет передачу документации на государственное хранение, а значит, не становится источником формирования государственного архива. По приведенной выше ссылке вы можете скачать данный образец.

При помощи предложенного образца номенклатуры дел предприятия вы без труда сможете составить и корректно оформить свой собственный документ. В следующих публикациях мы поясним методику заполнения граф таблицы, продолжайте читать наши статьи!

Консультация юриста

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

Как составить номенклатуру дел?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

  • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
  • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство "Сенатор"», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

  • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
  • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

  • 24-21 «Переписка с ООО "Адвокат" по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
  • 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
  • 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо.

Помощь: Особенности составления номенклатуры дел бухгалтерии

В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06». 

Выводы:

  1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
  2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
    • вновь заведены в уходящем году;
    • не будут вестись в подразделении в будущем году.
    • Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

    Версия для печати  

    Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

    Как составить номенклатуру дел?

    Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

    Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые.

    Номенклатура дел от А до Я

    В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

    Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

    К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

    Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

    Пример 1. Форма номенклатуры дел

    Заполняем графы номенклатуры дел

    Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

    • порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
    • порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

    Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

    Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

    Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

    Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство "Сенатор"», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

    Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

    Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

    Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

    Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

    Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

    Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

    В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

    Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

    Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

    Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

    Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

    Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

    • обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
    • обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

    В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

    Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

    а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

    • 24-21 «Переписка с ООО "Адвокат" по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
    • 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
    • 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

    Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

    Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

    При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

    Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

    Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

    Обратиет внимание!

    Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

    Что такое переходящие дела?

    Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

    Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

    Если в организации появился новый отдел

    Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

    Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06». 

    Выводы:

    1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
    2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
      • вновь заведены в уходящем году;
      • не будут вестись в подразделении в будущем году.
      • Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

      Версия для печати  

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *